Применение унифицированных форм первичных документов

Приложение N 1. Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями

Приложение N 1
к приказу Минфина России
от 30 марта 2015 г. N 52н

Перечень
унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями

1. Формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД

Источник: http://base.garant.ru/70951956/53f89421bbdaf741eb2d1ecc4ddb4c33/

Применение унифицированных форм первичных документов

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

С 01.01.2013 обязанность применять в бухгалтерском учете унифицированные формы первичных документов упразднена.
Должна ли организация утвердить формы всех кадровых документов, применяемых организацией в кадровом учете?
При утверждении организацией своих кадровых форм будут ли являться обязательными такие нюансы, как поля, границы, размеры форм?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

14 февраля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник: http://www.garant.ru/consult/business/460789/

Применение унифицированных форм первичных учетных документов

Как известно, с 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете), на основании которого формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, больше не являются обязательными к применению. Как же быть кадровикам: срочно разрабатывать свои формы или продолжать пользоваться формами, утвержденными Госкомстатом? Ответ вы узнаете из статьи.

Положения Закона о бухгалтерском учете

Итак, как и прежде, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Однако согласно ранее действовавшему Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимались к учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. (Один из таких альбомов был утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».) Допускалось оформлять хозяйственную операцию и документом в произвольной форме, но только при условии, что его форма не унифицирована и документ содержит все обязательные реквизиты.
Новый Закон о бухгалтерском учете делает применение унифицированных форм необязательным, устанавливая, что первичный учетный документ будет принят к учету при наличии обязательных реквизитов (ст. 9):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отметим, что перечень реквизитов первичного учетного документа остался прежним, тем же, что и в ранее действующем Законе. Конкретизированы лишь требования к подписи.

Отметим, что Закон о бухгалтерском учете не запрещает пользоваться унифицированными формами, утвержденными до вступления его в силу. Ими можно пользоваться и дальше.

Продолжаем пользоваться унифицированными формами или разрабатываем свои?

Разработка собственных бланков форм первичной учетной документации требует специальных знаний и опыта работы, поэтому прежде, чем принять решение об их разработке, необходимо оценить целесообразность этого. Если существующие унифицированные формы выполняют свою учетную функцию и соотносятся с процессами в организации, зачем «изобретать велосипед»? Кроме того, контролирующие органы, да и судьи более лояльно относятся к документам, составленным по типовым формам, следовательно, при этом будет проще выиграть трудовой спор. А поскольку большинство работодателей ведут учет кадров с помощью программных средств, продолжение применения унифицированных форм не потребует изменять программные продукты.
Конечно, разработка своих унифицированных форм может быть актуальна для определенного рода компаний, например, когда иностранная компания открывает филиал или представительство в России. В таких фирмах часто требуется вести учет и по законодательству страны, в которой они зарегистрированы, и по правилам российского законодательства. Разработав свои унифицированные формы, предусмотрев все реквизиты, необходимые в соответствии с распространяющимся на деятельность компании законодательством, она может уйти от двойного составления документов.

Читайте так же:  Для оформления стандартного вычета нужна ли справка о проживании детей

Если организацией принято решение использовать прежние унифицированные формы первичных учетных документов, то, возможно, их нужно немного скорректировать. Например, удалить ссылку на Постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО, предусмотреть место для расшифровки подписи — указания фамилии и инициалов лица, подписавшего документ.

Вводим новые формы или изменяем существующие?

Первым делом надо определить, кто будет разрабатывать новые унифицированные формы для организации. Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. На основании п. 4 ст. 9 ответственность по разработке возлагается на должностное лицо, которому поручено ведение бухгалтерского учета. Но бухгалтерия может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства, поэтому к процессу разработки дополнительно нужно подключить кадровика.

Рекомендуем при создании унифицированных форм для своей организации шаблонную часть бланка излагать кратко и так, чтобы не допустить двоякого толкования смысла. При этом желательно использовать трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений, например: «В связи с. «, «На основании. «, «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на. «.

Не стоит отказываться от часто используемых форм, таких как штатное расписание, табель учета рабочего времени или график отпусков, из-за их громоздкости: их можно упростить, удалив некоторые графы, строки или ненужную информацию. Например, из унифицированной формы N Т-3 (штатное расписание) можно убрать графы 6, 7 и 8, которые предназначены для фиксирования установленных работнику надбавок.

Разработанные формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. Для этого издается приказ, образец которого приведем ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Макро»
(ООО «Макро»)

г. Тамбов
9 января 2013 г.

В связи со вступлением в действие Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и для оптимизации работы с документацией

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые:
— альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
— инструкцию по заполнению бланков форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
2. С 1 января 2013 г. при оформлении фактов хозяйственной жизни организации использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.
3. Руководителю департамента по работе с персоналом Юшковой Т.В. ознакомить с утвержденным альбомом унифицированных форм первичной учетной документации сотрудников, ответственных за их оформление и подготовку, под роспись.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Кривозуб Т.С.

Приложения:
1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 16 л.
2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 10 л.

Генеральный директор Весенцев /И.В. Весенцев/

С приказом ознакомлены:
Юшкова, 09.01.2013 /Т.В. Юшкова/
Кривозуб, 09.01.2013 /Т.С. Кривозуб/

Источник: http://mosbuhuslugi.ru/material/primenenie-unificirovannye-formy-pervichnye-dokumenty

Унифицированные формы

Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер. Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.

Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации.

Возможность самостоятельной разработки форм первичных учетных документов подтвердил Роструд в Письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 09.01.2013 N 2-ТЗ. Однако запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять.

Таким образом, организация может принять одно из следующих решений в отношении использования учетных кадровых форм:

— продолжать использовать унифицированные формы, не внося в них ничего нового;

— отказаться от их использования, заменив вновь разработанными;

— продолжать использовать унифицированные формы, внеся в них изменения и/или дополнения, отражающие специфику работы организации и взаимоотношений с персоналом.

Организация использует унифицированные формы

Вот уже два года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

…без изменений

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

…с изменениями и/или дополнениями

Внесение изменений и/или дополнений в унифицированные формы производится по правилам, установленным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» (далее — Постановление N 20). Согласно документу, если организация решила продолжить использовать унифицированные формы, внеся в них некоторые изменения, данные изменения должны быть закреплены приказом.

Читайте так же:  Как организовать бизнес по производству кирпича

Сроки внесения изменений и/или дополнений Постановлением N 20 не установлены, поэтому полагаем, что дата этого приказа может быть любой, и не обязательно должна приходиться на конец года (см. также п. 10 ПБУ 1/2008, где указаны случаи, когда может производиться изменение учетной политики).

Организация решила разработать собственные унифицированные формы

Не допустить ошибок

Отметим, на что необходимо обратить внимание кадровикам, чтобы не допустить ошибок в связи с разработкой собственных унифицированных форм.

1. Само по себе Использование первичных учетных кадровых документов обязательно, их состав остается прежним, послабления касаются только форм.

Отсутствие кадровых документов может повлечь риск привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Обращаем внимание, что с 01.01.2015 размеры штрафов по данной статье значительно увеличены.

Кроме того, отсутствие первичных учетных кадровых документов может повлечь налоговые риски, в частности непризнание расходов на оплату труда затратами при исчислении налога на прибыль, и, как следствие, доначисление налога, начисление пени, а также привлечение к налоговой ответственности в виде штрафа согласно НК РФ.

2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

Видео (кликните для воспроизведения).

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Нарушение требований к форме кадровых документов может также повлечь риск признания их не соответствующими действующему законодательству и привлечению к ответственности.

3. Согласно Информации Минфина России б/д N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Так, рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться Указаниями по ее заполнению, утвержденными Постановлением N 1.

При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Министерство труда и социальной защиты РФ (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметило, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением N 1.

Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени.

4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты, содержащие требования к учетным кадровым формам. Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника.

Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд. II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей , утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд. II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек.

5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм, утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.

Пример 4. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой, утвержденной Постановлением N 1. Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Таким образом, изменения в использовании унифицированных форм не касаются формы трудовой книжки.

Разрабатываем учетные формы

Если организация решила разрабатывать свои учетные формы (причем не только в части кадровых документов, но и для бухгалтерского учета в целом), то весь процесс займет некоторый период времени и потребует согласования различных отделов — финансового, бухгалтерии, отдела кадров, юридического, службы безопасности. Для слаженной работы всех этих отделов лучше создать специальную рабочую группу и установить порядок и сроки ее работы над учетными формами.

По результатам рассмотрения проекта названного альбома необходимо издать приказ об утверждении разработанных форм в составе учетной политики.

Альбом форм первичных учетных документов ООО «Открытый мир»

Первичная учетная форма N 5 «Штатное расписание»

Читайте так же:  Как открыть свой интернет магазин – руководство для начинающих

Общество с ограниченной ответственностью «Открытый мир»

Штатное расписание от ____________ N _____

Наименование подразделения Наименование должности Количество штатных единиц Номер грейда Сумма оклада, руб. Сумма премии, руб. Всего сумма оплаты труда, руб.
1 2 3 4 5 6 7
Итого

Генеральный директор ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Начальник отдела кадров ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Учетная политика и большинство первичных учетных документов касаются работников бухгалтерии, поэтому заботы по ее разработке и утверждению ложатся на их плечи; отдел кадров же больше волнуют формы, касающиеся кадровых вопросов. Если в течение года (не обязательно в момент утверждения учетной политики) будет принято решение их поменять, это можно будет сделать путем внесения изменений и/или дополнений в действующую учетную политику (п. 10 ПБУ 1/2008).

Источник: http://info-personal.ru/jformlenye-dokymentov/statya-unificirovannye-formy-kak-pomenyat-ili-ostavit-zhi/

Можно ли использовать в организациях унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда

«Кадровик. ру», 2013, N 4

Вопрос: В связи с принятием нового Закона «О бухгалтерском учете» можно ли использовать в организациях унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда (Т-2, Т-3 и др.), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1?

Ответ: 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ч. 4 ст. 9 которого гласит: «Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации».

Поскольку ранее первичные документы по учету труда и его оплаты должны были соответствовать унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, возник вопрос: продолжат ли они и далее свое действие?

Разъяснение по этому поводу дал Минфин (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяются также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта».

Из этого разъяснения следует, что нововведения касаются лишь тех первичных учетных документов, в которых оформляются факты хозяйственной жизни организации (т. е. фактически только финансовых и бухгалтерских).

Поэтому полагаем, что унифицированные формы документов, которые утверждены названным выше Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, должны и далее применяться в той части, в которой они не касаются бухгалтерского учета и финансовых операций.

Прежде всего, это унифицированные формы по учету кадров, перечисленные в п. 1.1 данного Постановления (N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»).

Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные п. 1.2 Постановления Госкомстата (N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы»), полагаем, могут применяться по усмотрению организации, если они утверждены для внутреннего применения.

Такие выводы можно сделать из анализа норм нового Закона о бухгалтерском учете:

— ч. 1 ст. 1 определяет целью Закона установление единых требований к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учета;

— ст. 5 определяет в качестве объектов бухгалтерского учета экономического субъекта:

1) факты хозяйственной жизни;

4) источники финансирования его деятельности;

7) иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Несмотря на связь с бухгалтерским учетом, учет труда, а также его оплаты представляется самостоятельным направлением внутренней деятельности организации; следовательно, выдвигаемые новым Законом требования к бухгалтерскому учету не распространяются на кадровый учет. А поэтому спорные унифицированные формы можно использовать, как и прежде.

Однако во избежание возможных проблем целесообразно, утверждая в конце года учетную политику предприятия, утвердить в ее составе и все применяемые в организации формы первичных документов, в том числе и кадровых (которые вполне могут соответствовать унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, либо быть разработанными организацией самостоятельно и отвечать всем предъявляемым к таким документам требованиям).

Читайте так же:  Как правильно осуществить переход с ооо на ип и наоборот

Источник: http://hr-portal.ru/article/mozhno-li-ispolzovat-v-organizaciyah-unificirovannye-formy-pervichnoy-uchetnoy-dokumentacii

Первичные учетные документы: форма имеет значение

Из статьи Вы узнаете:

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее выплата и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

  • от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
  • от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

  • занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

  • использование унифицированных форм первичных документов;
  • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
  • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе. При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

  • полностью самостоятельно разработанная форма;
  • форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.
Читайте так же:  Как и где вернуть tax free

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/[email protected]). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.

Унифицированные формы

Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:

  • унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
  • программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.

Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению кассовых операций. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:

  • приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);
  • кассовая книга (форма № КО-4);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
  • расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.

С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).

Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы:

  • Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.
  • Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.
  • Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. НК РФ
  2. КоАП РФ
  3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  4. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
  5. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
  6. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
  7. Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  8. Письма ФНС РФ

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://buh-aktiv.ru/pervichnye-uchetnye-dokumenty-forma-imeet-znachenie/

Применение унифицированных форм первичных документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here